Recientemente el Registro de Economistas Asesores Fiscales (REAF), órgano especializado en asesoría fiscal del Consejo General de Economistas de España, señalaba que era necesario habilitar un punto de acceso único a las Notificaciones Electrónicas obligatorias de los Entes y Administraciones Públicas.
Tras analizar la actual coyuntura, los economistas constataban los problemas que se están produciendo, sobre todo con las organizaciones que tienen implantación en diferentes Comunidades y Municipios, y por lo tanto tienen relación con diferentes Administraciones, lo que resulta muy complejo si tenemos en cuenta de lo que estamos hablando: unos 8.000 ayuntamientos, 41 diputaciones, 17 comunidades autónomas, Ministerios y diversos organismos públicos como DGT, Agencia Tributaria, Seguridad Social entre otros, que utilizan dispares plataformas tecnológicas con diferentes niveles de cumplimiento.
Esto provoca gran incertidumbre y desinformación de las empresas como destacaban en un comunicado en el que expresaban que la actual situación provoca “un evidente perjuicio a los administrados también a las Administraciones, además de una innecesaria litigiosidad”, penalizando en las empresas un buen gobierno corporativo, de un asunto tan critico, como la comunicación con la Administración publica.
Es curioso ver cómo una medida que estaba pensada para transformar digitalmente a la Administración y facilitar la comunicación, está siendo contraproducente para muchas empresas. Y lo es fundamentalmente por la falta de un punto de acceso único en el que se centralicen todas las Notificaciones Electrónicas.
Las leyes 39/2015 y 40/2015 ya están en vigor.
Las Leyes 39/2015 y 40/2015, en vigor, exigen (a empresas y autónomos) mantener sus comunicaciones con la Administración a través de medios electrónicos, por lo que las notificaciones administrativas a las empresas dejan de realizarse en su domicilio social por correo certificado, para hacerse a través de las distintas Plataformas Electrónicas. Esto supone que tengan que acceder regularmente a dichas Sedes electrónicas porque, transcurridos 10 días, se descargue o no, la misma se dará por notificada.
La notificación puede hacerse a través de la dirección electrónica habilitada única, por comparecencia electrónica en la sede de la Administración u Organismo actuante o por ambos sistemas. Además, si el interesado ha comunicado una dirección de correo electrónico, la Administración le enviará un aviso de la notificación por dicho medio, sin que la falta de práctica de este aviso impida que la notificación sea considerada plenamente válida.
El tiempo dedicado y los potenciales riesgos de sanciones, se multiplican.
El escenario al que nos enfrentamos ahora es que, las distintas capas de las AA.PP., irán avanzando en su necesidad de cumplir la Ley mediante la implementación de plataformas y tecnologías diversas y cada una de ellas a su ritmo, con la perspectiva del punto de acceso único. Y si pensaba que no habría más complicaciones, también continúan llegando a día de hoy notificaciones en papel, por lo que la situación actual es que existen dos canales de entrada de las Notificaciones en las empresas: físico y digital.
¿Cómo debería ser la solución adecuada para las empresas? Un mix de tecnología y equipos especializados, con capacidades para rastrear de manera sincronizada el 100% del mapa de las AA.PP. en busca de las Notificaciones y, de haberlas, proceder a su descarga a través de los correspondientes certificados digitales de cada organización (debidamente almacenados de forma segura en un centralizador de certificados digitales, que permite administrar y restringir los permisos correspondientes).
Más en detalle, se trataría de soluciones que integren los tres principales procesos: rastreo, acceso y descarga de Notificaciones; Clasificación y distribución interna de las Notificaciones electrónicas; Presentación de escrito. Y todos estos procesos deberían estar monitorizados y con plena trazabilidad.
La clasificación y la distribución de Notificaciones, no es un asunto menor, por cuanto cabe establecer las reglas de negocio y políticas de distribución de cada organización cliente de forma ágil y certera dado que una vez descargadas se dan por Notificadas y empiezan a correr los plazos.
Respecto a la presentación significar que, si bien actualmente cada unidad de negocio parece ocuparse de sus propias gestiones y tenerlo controlado, no deja de ocuparles un tiempo muy valioso que podrán dedicar a tareas de mayor valor, sin olvidar la conveniencia de un sistema centralizado a efectos de una adecuada trazabilidad y control.
En definitiva, seria un lástima que un medida concreta y potente, a la par que obligatoria, como es la obligación de las empresas a comunicarse electrónicamente con la administración quedase ahora diluida por la pretensión de algunos entes públicos de no ceder ante la creación de un registro único. La capacidad técnica ya existe falta ahora un acuerdo entre AA.PP. para facilitar el día a día a las empresas y sobretodo administrar de la forma más eficiente la gestión de las Notificaciones.
Luis del Barrio García
Director de Relaciones Externas en The Mail Company