La digitalización de los servicios de mantenimiento de instalaciones técnicas supone ahorros considerables.
Carla Rigat (NDAVANT) es gerente del área de Mantenimiento y Facility Services de NDAVANT, empresa catalana de servicios a clientes públicos y privados asociada a la ACFM, con una fuerza de trabajo de más de 170 personas asignadas sólo en el área de Mantenimiento y Facility Services. NDAVANT hace de la digitalización de los servicios uno de los valores añadidos a sus clientes.
- ¿En qué equipamientos presta servicios actualmente NDAVANT?
Somos afortunados y tenemos una cartera de proyectos activos donde destaca la exigencia, en cuanto a la calidad de los servicios, ya sea directamente como NDAVANT o en UTE. En el sector público, prestamos el mantenimiento integral del Teatro Auditorio de Granollers, de la piscina olímpica y centro deportivo municipal de Lloret, de 20 centros de atención primaria (CAPs) ubicados en el área metropolitana de Barcelona, de residencias para la gente mayor o con necesidades especiales y de escuelas públicas dependientes de Infraestructuras de la Generalitat de Cataluña, de la organización central del Servicio Catalán de la Salud (CatSalut) en el Edificio Olimpia y el Pabellón Ave María de la Maternidad de Barcelona. ..
En el sector privado, gestionamos el mantenimiento de las instalaciones de cuatro complejos sanitarios, de centros educativos concertados, de naves de empresas de logística y producción industrial, y de oficinas. Hay que pensar que ofrecemos servicios de mantenimiento multi técnico: electricidad MT y BT, climatización, ventilación, calderas, ACS, voz y datos, protección contra incendios, SAIs, grupos electrógenos, elevadores, eficiencia energética ...
- ¿Cómo puede ayudar la digitalización a los servicios de mantenimiento?
Podemos distinguir distintas áreas de aplicación: documentación de los servicios, geolocalización de la flota y gestión del servicio, en la doble vertiente de monitorización y tele gestión. Todos estos aspectos, por separado o conjuntamente, hacen que la digitalización de los servicios de mantenimiento de instalaciones técnicas suponga ahorros considerables.
- Empezamos por la primera... ¿en qué mejora la gestión documental de los servicios?
Usamos la solución DocShare para crear un entorno colaborativo de trabajo, integrado con los servicios y que permite registrar todos los documentos asociados. Optimizamos así la gestión documental tanto propia como de los clientes, que pueden acceder a la plataforma y disponer de la información en cualquier momento.
En esta plataforma de intercambio pueden encontrar el plan de mantenimiento, la auditoría inicial que recoge el estado de las instalaciones recibidas, el inventario de activos, el libro de gamas del GMAO con las acciones contempladas para cumplir las normas dentro de cada gama, el libro de mantenimiento del edificio ... Este último recoge los certificados de las revisiones periódicas, tanto por parte de las empresas certificadoras como las propias de la empresa de mantenimiento y, aunque no sea obligatorio tenerlo en papel en el centro, es interesante tenerlo disponible a unos clics.
También se encuentran en la plataforma los informes mensuales de seguimiento de los servicios, indicadores KPIs y SLAs, las estadísticas de cumplimiento de normativos, los informes técnicos o auditorías específicas, fotografías ...
Finalmente, toda el área de prevención de riesgos queda también conservada allí: fichas de seguridad de productos, evaluaciones de riesgos de las instalaciones, requisitos ambientales, procedimientos de gestión de residuos, manuales de buenas prácticas ambientales ...
La ventaja del DocShare es disponer de un histórico centralizado en un solo punto y además digitalizado, cumpliendo así los plazos y la justificación documental a que obliga la normativa.
- La segunda área era la geolocalización de la flota de vehículos...
Sí, las furgonetas geolocalizadas y eso nos permite, a nivel interno, estudiar las rutas que hacen los operarios, para dimensionarlas y optimizarlas, ahorrando tiempo y reduciendo las emisiones de CO2. Asimismo, nos dota de un control de la capilaridad territorial que nos caracteriza en NDAVANT. Estamos en toda Cataluña y conociendo dónde están en cada momento las unidades móviles, podemos asignarlas a los servicios, incidencias o emergencias, según su proximidad y los perfiles técnicos.
- Has comentado que la tercera área incluye tanto la monitorización como la telegestión de las instalaciones...
Efectivamente, las mejoras son especialmente significativas en el área de operaciones. La tecnología nos permite no limitarnos a la monitorización, sino dar un paso adelante y gestionar remotamente las instalaciones. Todo ello exige unas implementaciones a largo plazo por las que NDAVANT se ha puesto al día. La primera, que los operarios puedan gestionar parte de los servicios desde los móviles.
Esto es, el sector tiene como soluciones ampliamente extendidas el GMAO y los sistemas SCADA, pero nuestros operarios utilizan sus dispositivos móviles el Prisma 3 Mobile, que les informa en tiempo real de las órdenes de trabajo y las solicitudes, entre otros aspectos. Haciéndolo así, aparte de los servicios preventivos planificados, disponen de los avisos para los correctivos. Este sistema ahorra tiempo y papeles, agilizando el servicio y reduciendo residuos. Todo queda digitalizado.
En segundo lugar, a NDAVANT hacemos uso también de servicios de telegestión y monitorización de los sistemas de climatización, que permiten reducir el consumo y los gastos de mantenimiento. Con sólo un vistazo conocemos los parámetros principales en continuo y los puntos óptimos, por ejemplo. Ofrecemos así una asistencia virtual instantánea y remota, reduciendo el gasto en servicios correctivos y en desplazamientos. Estos sistemas permiten controlar el confort ambiental y optimizar el consumo energético. También disponer de informes de datos históricos y de alertas por exceso de consumo eléctrico. Y también permite la ejecución de los informes RITE, obligados por el normativo, mediante el control remoto y visitas virtuales.
Lo que conseguimos con todo esto es disminuir el tiempo de respuesta en las averías, alargar la vida útil de los equipos, mejorar la fiabilidad de los equipos ... Los efectos se notan tanto en el corto plazo como en el largo plazo. Hay que insistir en que estos sistemas son complementarios a los programas SCADA, en el sentido que los SCADA los controlan los usuarios presencialmente, mientras que la telegestión modifica los parámetros de la instalación a distancia.
- Todo ello mejorará también la gestión de los servicios 24/7 y emergencias ...
Sí, son sistemas que alertan automáticamente de los excesos de consumo eléctrico o de agua (fugas), de los cortes de suministro, de variaciones en el clima ... ya sea en fines de semana o en momentos en que las instalaciones están vacías . Esto permite lanzar avisos a las unidades móviles de guardia y comprobarlo.
- ¿Puedes exponer algún caso práctico donde estos sistemas le hayan permitido proponer mejoras?
Sí, como he comentado, hay una mejora evidente en el operativo del día a día, pero si nos referimos a analizar los datos de consumo y proponer así acciones para avanzar en la eficiencia energética de las instalaciones, te comentaré que a Infraestructuras de la Generalitat hemos asignado una gestora energética, una persona responsable de realizar estas tareas.
Establecimos así un procedimiento que constaba de varias fases: estudio de los datos de facturación de los suministros, estudio de los datos de consumo, optimización de la potencia contratada, generación de informes mensuales automáticos, mejoras del sistema de control de la instalación, del sistema de iluminación y del de climatización.
Sólo observar los gráficos, detectamos que, en una residencia de ancianos en Barcelona, la instalación presentaba una demanda de potencia muy inferior a la potencia contratada y que por tanto sería viable su ajuste. Fue necesario un estudio cuidadoso para determinar cuál debería ser la potencia en diferentes escenarios posibles. Hay muchas otras mejoras detectadas.
Es interesante recordar que en la reciente licitación de 389 edificios durante el año 2017, Infraestructuras ha referido al proyecto EiEE (Ahorro y Eficiencia Energética) que quiere implantar en todo su parque inmobiliario. El objetivo es reducir progresivamente la factura energética de los equipamientos que gestiona y lo quiere hacer en línea con los objetivos europeos en materia de energías renovables, eficiencia energética y reducción de las emisiones, fijados para el año 2020 en un 20%, 20 % y 20%, respectivamente. Estos son, pues, las mejoras y ahorros de referencia.