Vodafone Portugal contrató la solución Mailroom 2.0 de The Mail Company, empresa española especializada en consultoría y soluciones de transformación digital y logística documental, con el objetivo de conseguir una mayor eficiencia en los procesos de gestión de flujos de entrada y salida de documentos y pedidos. Con la contratación de esta solución, adquirió tanto los servicios de Mailroom como la plataforma tecnológica GIO en sus instalaciones gestionadas por PreZero Portugal, administrador de servicios auxiliares de Vodafone.
La implementación de esta solución de Mailroom, realizada en julio de 2021, cubría las necesidades de automatización y digitalización de los servicios y procesos de notificación automática de Vodafone, consiguiendo así una mejor organización interna, una mejor comunicación con los usuarios y un aumento de la eficiencia, además de reducir el impacto de la actividad sobre el medio ambiente gracias a la tecnología “Paperless”.
La solución Mailroom 2.0 de The Mail Company consiste en un sistema profesional para la recepción, registro, avisos de llegada y distribución física de los documentos/paquetes recibidos por la empresa. Mediante un mix de tecnología, metodología, modelo de gestión y recursos humanos 100% personalizable, permite, entre otras capacidades, conocer en tiempo real las llegadas de entregas pendientes o consultar el histórico de actividades, así como una trazabilidad integral de toda la documentación/ pedidos entrantes y salientes.
Precisamente, el elemento clave para la decisión de Vodafone han sido las funcionalidades de la plataforma tecnológica GIO de The Mail Company que, entre otras cosas, permite registrar una llegada en menos de 15 segundos y enviar automáticamente una notificación al destinatario, permitiendo rondas de distribución y optimizar los recursos.
Personalización de la plataforma
El proceso de implementación llevado a cabo por el equipo de expertos de The Mail Company en Portugal, ha implicado tanto a Vodafone Portugal como a PreZero Portugal y se ha centrado concretamente en una fase inicial de consultoría para el levantamiento de los requisitos y objetivos del proyecto, la formación del equipo de PreZero Portugal y la personalización de la Plataforma tecnológica GIO, incorporando, a petición del cliente, un sistema de automatización del proceso de notificación y adaptando el módulo de llegadas para la gestión del almacén interno (registro de llegada, inventario y entrega de material a los usuarios).
“El balance del primer año de uso de la plataforma tecnológica GIO ha sido muy positivo, desde el proceso de implementación e introducción de mejoras en la plataforma hasta los primeros resultados operativos, permitiendo una optimización en la operación de nuestra sala de correo/almacén e interacción con los colaboradores internos. La digitalización de los registros permitió aumentar la productividad, facilitando además, cuando fue necesario, su consulta y su flujo.”
- Esther Domínguez, Ing. responsable de Infraestructura Instalaciones SOFT