A corto plazo, el principal impacto de la COVID19 en los entornos y espacios de trabajo ha sido el cierre físico de las muchas oficinas y el traslado de los puestos de trabajo a los domicilios de los empleados (cuando ha sido posible) gracias al teletrabajo.
Durante los últimos años algunas empresas (multinacionales la mayoría de ellas) han apostado por las oficinas flexibles, ya no solo desde el punto de vista de la ubicación física del empleado dentro de las oficinas, sino también dando la opción de teletrabajar de forma periódica o continua, algo concebido como una fórmula para la conciliación familiar (retención del talento), que a su vez ha sido una oportunidad para optimizar los costes: menos necesidad de metros cuadrados alquilados, menos consumos y menos necesidad de servicios asociados.
Bajo mi punto de vista, esta crisis sanitaria va a suponer un punto de inflexión en este sentido y va a ser el impulso definitivo para el teletrabajo, puesto que no sólo ha obligado a enviar a trabajar a casa a los empleados de empresas ya preparadas, sino que ha forzado a muchas otras a redoblar esfuerzos para adaptarse e implantar estas medidas en tiempo récord, como única opción para poder seguir con su actividad.
El teletrabajo y su impacto en el Facility Management
Durante esta crisis muchas empresas van a comprobar y a comprender a fondo las grandes ventajas del teletrabajo. Esta crisis sanitaria (y económica después) va a derribar en pocas semanas muchas murallas construidas a partir de miedos y creencias limitantes que impedían dar este paso. Mi predicción es que una buena parte de ellas no van a dar marcha atrás.
Es un cambio de paradigma que va a impactar de manera notable en el Facility Management tal como lo entendíamos hasta ahora. No obstante, si tenemos en cuenta que el foco del Facility Management está en realidad sobre las personas, queda claro que su tarea continuará siendo necesaria; eso sí, deberá ampliar su alcance más allá de los límites físicos de la oficina: hay que prestar los servicios allá donde los empleados trabajen.
La transformación de la logística documental
En este nuevo escenario va a ser absolutamente necesaria una nueva fórmula para la gestión de los flujos de documentación física: ni a nivel de costes ni de agilidad en la toma de decisiones, y por tanto de eficiencia, será viable tener un sobre con documentación en la oficina esperando a que su destinatario vaya a la oficina, o enviárselo a su domicilio, donde desarrolla su actividad.
Estamos, por tanto, a las puertas de una gran transformación de la logística documental de las organizaciones, que solo podrá ser digital, algo para lo que The Mail Company ha venido trabajando desde hace algunos años. No solo hablo de la Cartería Digital de la que ya se benefician muchos de nuestros clientes, también de una Solución Integral como es el HUB de Gestión de Comunicaciones Corporativas.
El HUB gestiona y armoniza toda la información recibida o enviada por una organización, independientemente de quien sea el emisor o el destinatario, del soporte en que está contenida (papel o digital) o del canal físico (mensajería, correo, distribución interna, e-commerce), o digital (notificaciones electrónicas, comunicaciones certificadas online, etc.).
También dispone de utilidades colaborativas de comunicación mediante servicios de mensajería instantánea y chats para equipos en tiempo real; almacenamiento ilimitado en la nube; videollamadas, screen sharing y broadcast (tanto 1 a 1 como en grupo).
Luis Del Barrio
Director de Negocio de THE MAIL COMPANY