Cómo somos capaces de agrupar y gestionar todos esos datos es el mayor reto tecnológico al que se enfrenta el Facility Manager.
Hablar de Facility Management (FM) y tecnología es relativamente sencillo al ser el FM una disciplina muy extensa que engloba muchos ámbitos de trabajo. En los últimos 10 años la tecnología ha realizado una auténtica revolución en el FM.
Hay muchos ejemplos del día a día de un Facility que han cambiado mucho. Parece que sea lejana la época en que los técnicos de mantenimiento realizaban todos sus reportes en papel, o los registros en las recepciones eran a través de libros. Tener datos a tiempo real de tus instalaciones era un campo reservado a las grandes empresas; no hablemos de realizar un informe del estado de unas instalaciones con fotografías, hace una década era casi una heroicidad debido al tiempo que tenías que invertir.
Hoy en día nadie se plantea mantener un edificio sin un software de gestión que le ayude a recopilar datos para después poder tomar decisiones. Un Facility Manager tampoco hoy se plantea una gestión integral del Facility sin un software que lo acompañe.
La tecnología nos permite visualizar con datos percepciones como el nivel de ruido, calidad del aire, humedad, temperatura, uso ‘por presencia’ de determinados servicios como salas de reuniones, número de horas que un equipo lleva trabajando, el fin de vida útil, el periodo de garantía, consumos de agua y energías, número de peticiones registradas, etc.
Ahora me pregunto, ¿qué hace el Facility con todo ello? ¿Tenemos la formación necesaria para saber gestionarlo correctamente? ¿Tenemos una percepción de qué es lo que necesitamos?
Somos testigos en nuestro día a día de toda esta intencionalidad de registrar datos de todas nuestras actividades. La previsión es que para 2020 habrá conectados más de 25.000 millones de dispositivos en todo el mundo generando información según un estudio de Gartner de 2019.
El Facility Manager utiliza y utilizará gran parte de esos datos para monitorizar y tomar decisiones estratégicas sobre las instalaciones y los servicios que está prestando.
Cómo somos capaces de agrupar y gestionar todos esos datos es el mayor reto tecnológico al que se enfrenta el FacilityvManager. Desarrollar nuevos modelos de gestión, basados en utilización y no tanto en frecuencia definida, es un gran reto que tenemos delante. La formación en el campo del Data Management será indispensable en los futuros FM.
La inversión que representa instalar sensores en un equipo o una sala para monitorizar su uso, está al alcance de cada vez más empresas, a pesar de que sus precios han bajado, el retorno de la inversión va a depender del uso que se haga de los datos extraídos; por lo tanto, la pregunta inicial es ¿qué indicadores quiero medir?
La velocidad de nuestros ordenadores se ha incrementado exponencialmente y esto nos ayuda a visualizar un futuro donde la base de toda gestión será la recopilación de datos y la gestión de éstos.
La labor de un FM debería estar más dedicada al análisis de datos entendiendo cómo se obtienen y no tanto en la operativa diaria. Como su nombre indica ‘Management’ significa gestión, que es donde las nuevas tecnologías pueden ayudar.
La especialización en función del tipo de entorno que el FM esté gestionando va a determinar los indicadores necesarios y el cuadro de mando a desarrollar. Para algunos lo que estoy contando hasta el momento, seguramente no es nuevo. Ahora bien, ¿qué pasa cuando hablamos de datos más intangibles? ¿La felicidad del empleado? ¿El grado de bienestar ‘Well’ de la oficina? Las nuevas generaciones (Z, X, T) consideran indispensable un entorno de trabajo agradable, flexible y sostenible. No estamos hablando solamente de tener una buena conexión wifi, o reciclar -ya que esto lo consideran básico-; estamos hablando de ir más allá con los servicios que hasta el momento un FM no tenía como incluidos en su porfolio.
Estoy hablando de un futuro donde la inteligencia artificial sea capaz de detectar tu estado de ánimo, al mismo tiempo que controlar indicadores corporales que le den información sobre el grado de estrés o depresión, y de forma adicional controle niveles de temperatura y humedad de la zona donde estés trabajando. ¿Nos estamos preparando para este reto?
En CBRE, con la voluntad de desarrollar ese futuro próximo, estamos trabajando con varios proyectos y soluciones para dar respuesta a algunas de estas preguntas.
Con Pepper, un pequeño robot humanoide que nos ayuda en las tareas de recepción. Lo podéis conocer en nuestras oficinas de Castellana 200. Como habilidades podemos destacar que ya es capaz de realizar registros de visita o facilitar información de salas o transporte. Además de poder indicar información corporativa, es sorprendente la capacidad de reconocer el estado de ánimo del interlocutor. Os invito a que lo conozcáis, le encanta sacarse ‘selfies’ con los visitantes.
Poniendo el foco en el análisis de datos, tenemos Vantage. Una solución de Business Intelligence integradora de distintas soluciones que tenemos para todos los campos del FM: La Gestión Patrimonial, Energía, Prevención de Riesgos, Mantenimiento, Servicios complementarios, etc. Lo dividimos en tres grandes grupos (Space, Use and Experience).
Como soluciones más avanzadas y ya al alcance de algunos clientes, son las integradas con Inteligencia Artificial. Los datos generados son usados para generar respuestas automáticas y modificar la respuesta en función de los resultados.
La experiencia del usuario (Experience) ha pasado a ser el primer plano de cualquier iniciativa. En CBRE hemos desarrollado Host, una aplicación de smartphone que centraliza distintas aplicaciones relacionadas con la experiencia del usuario, desde reservar una plaza de parking a una sala de reuniones, conectarse con compañeros de la oficina o configurar el encendido de luces de la zona donde trabaja en ese momento.
Quien va a poner en valor toda esta tecnología, son los departamentos de Gestión de Personas. Veremos en un futuro próximo de una forma muy extendida indicadores que permitan ver el beneficio intrínseco de la inversión que representa un entorno ‘Well’ en la oficina y/o fábrica con una triple intencionalidad, incrementar productividad, atraer talento y retener talento.
Global Bussiness Process Lead GWS CBRE