La tecnología, la conectividad y las nuevas generaciones están transformado los espacios de trabajo: empresas y empleados están comprobando ya los beneficios. Esta Transformación Digital se está haciendo sin corbata: cada día observamos cómo este elemento está desapareciendo progresivamente de los hábitos de vestimenta y en las empresas tecnológicas es casi un sacrilegio lucir esta pieza.
La desaparición de la corbata puede convertirse en un hito que rompe con un tabú establecido en la indumentaria masculina desde hace muchos años. Pero encarar la Transformación Digital en una organización será necesariamente algo más complejo: Los siguientes siete factores nos permitirán comprobar si realmente estamos avanzando en este complicado proceso de transformación.
1.- Oficina sin papeles
Al margen de mejorar la accesibilidad y la productividad, la Oficina sin Papeles contempla, además, un objetivo relevante: minimizar o eliminar el uso del papel, una vez más con los consiguientes beneficios para el medio ambiente, considerando que en España se utiliza cada año, solo para la producción de papel destinado a la impresión de facturas, un bosque del tamaño de 700 campos de fútbol. Beneficios:
- un acceso más ágil a la información -por ejemplo, a través de soluciones como la Cartería Digital de THE MAIL COMPANY-, aspecto fundamental en la toma de decisiones de cualquier organización;
- la disminución del espacio y por lo tanto del coste de archivo, así como de sus procesos asociados (impresiones, expediciones, reexpediciones, valijas, etc.); y, por supuesto,
- mejora en la seguridad de la información.
Una oficina sin papeles con una solución de Cartería Digital permite:
- procesos y servicios más eficaces y eficientes,
- disminución del tiempo de respuesta aumentando la calidad y rapidez de los servicios,
- optimización de los recursos y aumento de la productividad,
- disminución de errores y costes,
- mayor control y seguridad de la información y
- accesibilidad sin necesidad de estar en la oficina.
Por lo tanto, podemos hablar de una solución alineada con las nuevas tendencias en entornos y espacios de trabajo.
2.- “Open spaces”: Se acabaron los despachos.
Las grandes organizaciones están optando por un diseño de oficinas abiertas, sin paredes ni sitios fijos (oficina flexible), incluso eliminado los despachos de los ejecutivos, en la búsqueda de unas estructuras más colaborativas e integradas.
La dinámica de ir abriendo espacios es el nuevo paradigma de los espacios de trabajo más Innovadores y transmiten un cambio de cultura en la organización. El despacho en su concepción clásica ha pasado de moda y ahora parece que todos somos iguales en la oficina (aunque realmente no es así).
3.- La nube, una transición gradual.
Cada día las organizaciones apuestan más por la nube como soporte al “Digital Workplace”.
Esta apuesta por el “Cloud” y el modelo opex es muy atractiva para aquellas empresas que buscan reducir costes. Además, las soluciones en cloud son más sencillas de actualizar, aunque para determinadas empresas y dada la criticidad de sus datos, la nube todavía no cumple con los requisitos de seguridad necesarios. El modelo híbrido con un pie plantado en sus propias instalaciones y otro en la nube podría ser una estrategia inicial.
4.- El amanecer tecnológico.
Si bien la movilidad, el cloud y la estrategia consumer centric son a corto plazo los aspectos más relevantes, a medio y largo plazo lo serán, si no lo son ya, conceptos como Data Mining, Realidad Aumentada, Blockchain, Inteligencia Artificial, IoT, BOTs, Micro-learning o Workplace Analytics.
Se trata de toda una serie de nuevas tecnologías que van a determinar los espacios de trabajo, como todo lo demás, antes de lo que nos esperamos. Retengamos el concepto de Workplace Analytics ya como un KPI utilizado por muchas empresas para ver si los procesos de cambio realizados son o no eficientes.
5.- Trabajo deslocalizado y flexibilidad horaria: sin movilidad no hay “Digital Workplace”.
La proliferación de dispositivos móviles y su usabilidad en el ámbito laboral ha acelerado la transformación digital de los espacios de trabajo. Desde la palma de una mano y con sencillas aplicaciones se puede dirigir una compañía. Los dispositivos móviles van a suponer un incremento significativo en la productividad de los procesos de negocio, si bien es muy importante el reto de la seguridad de esos dispositivos, que tratan información crítica de la empresa.
6.- Tarjetas de visita.
¿Tarjetas de visita en soporte físico en un ámbito profesional tan digital?. La verdad es que no suena muy bien. Hoy en día nadie quiere cargar con infinitas tarjetas en su cartera (las suyas y las de los demás). Además, ...¿para qué?, si en nuestro terminal móvil disponemos de una amplio universo de aplicaciones... Al final, suponen una pérdida de tiempo para el cliente y lo normal es que acaben en la papelera.
Por muy bonita que sea nuestra tarjeta, en un mundo profesional muy digital aportan poco valor a nuestro trabajo y suponen un gran impacto medioambiental en una sociedad cada vez más concienciada con el respeto al medio ambiente.
Como alternativas: Evernote Hello, vCards, CamCard, SnapDat, Bump o QRcards entre otras, aunque con acceder a Linkedin tendremos toda esta información de forma ampliada.
7.- Proveedores digitales competentes.
Solos no podremos. Trabajar con partners de confianza va a ser fundamental para que las empresas salten a espacios de trabajo digitales. Las empresas buscan proveedores competentes que les aporten soluciones adaptadas en eficiencia y coste, no sólo a sus necesidades, también a las de sus clientes. Un paradigma de este papel determinante de los proveedores son las soluciones de Cartería Digital (mencionada anteriormente) o GIO-NEOS desarrolladas por THE MAIL COMPANY.
Una palabra clave va a ser integración, ya que muchos procesos y aplicaciones van a tener que integrarse dentro de las herramientas del cliente.
Como resumen de los espacios de trabajo digitales, la movilidad va a ser clave en el cambio y en menos de cinco años las empresas ya utilizarán las tecnologías más modernas. La participación de partners tecnológicos, que entiendan el modelo de negocio y customicen sus soluciones a las necesidades del cliente, y del cliente de su cliente; va a ser crítica para que la transición a un modelo de “workplace digital” sea un éxito.
Luis Del Barrio
Director de Marketing y Relaciones Externas de THE MAIL COMPANY