Todo un verdadero reto organizativo para las empresas...
¿Está su empresa preparada per cumplir la Ley?
Permítame que le haga unas preguntas:
- ¿Sabe cuantas notificaciones electrónicas obligatorias está recibiendo su empresa?
- ¿Sabe quienes son los responsables de esta actividad?
- ¿Sabe quién dispone de los certificados digitales necesarios para su descarga en su organización?
- ¿Conoce las consecuencias en que puede derivar un uso indebido de estos certificados o las consecuencias de no atender una notificación en plazo?
Lo debería saber, al menos para evitar importantes sanciones económicas y administrativas y, por supuesto, para que su empresa esté al día ante todas las Notificaciones que los organismos públicos le envíen.
Pero... primero hagamos un poco de historia: En vigor desde 2016, les Leyes 39/2015 i 40/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, obligan a todas las empresas y autónomos a relacionarse con la Administración mediante medios electrónicos. Si a esto añadimos que, desde el 2 de Octubre del pasado año, la Ley 39/2015 es de total aplicación (ya no hay vuelta atrás), nos encontramos frente a un verdadero reto organizativo que afecta de forma transversal a todas las áreas de las empresas: legal, operativa, financiera, recursos humanos, etc.
Todo un universo de organismos y plataformas.
Si tenemos en cuenta de qué estamos hablando (8.000 ayuntamientos, 41 diputaciones, 17 comunidades autónomas, ministerios y diversos organismos públicos — DGT, Agencia Tributaria, Seguridad Social, Ayuntamientos, etc. — que utilizan diversas plataformas tecnológicas con diferentes niveles de cumplimiento) el tiempo dedicado y los potenciales riesgos de sanciones, se multiplican.
El escenario al que nos enfrentamos ahora es que las diferentes capas de las AAPP irán avanzando en su necesidad de cumplir la Ley mediante la implementación de plataformas y tecnologías diversas y cada una de ellas (a su ritmo), con la perspectiva del punto de acceso único. Si además pensaba que no habría más complicaciones... también continúan llegando, hoy día, notificacions en papel, por lo que la situación actual es que coexisten dos canales de entrada de las Notificaciones en las empresas: físico y digital.
¿Qué ha de tener la Solución adecuada de su empresa?
Un mix de tecnología y equipos especializados, con capacidades para rastrear de manera sincronizada el 100% del mapa de las AAPP en busca de las Notificaciones y, en caso de que se hallen, que proceda a su descarga a través de los correspondientes certificados digitales de cada organización (debidamente almacenados de forma segura en un concentrador de certificados que permita administrar y restringir los permisos correspondientes).
Más en detalle, se trataría de soluciones que integren los tres principales procesos:
- Rastreo, acceso y descarga de Notificaciones.
- Clasificación y distribución interna de las Notificaciones electrónicas.
- Presentación de escritos.
Y todos estos procesos tendrían que estar monitorizados y con plena trazabilidad.
La clasificación y la distribución de Notificaciones no es un asunto fútil, ya que hay que establecer las reglas de negocio y políticas de distribución de cada organización cliente de una manera ágil y precisa puesto que una vez descargadas se dan por Notificadas y comienzan a transcurrir los plazos.
Respecto a la presentación también hay que decir que, si bien actualmente cada unidad de negocio parece ocuparse de sus propias gestiones y tenerlo controlado, no deja de utilizar un tiempo muy valioso que seguramente podran dedicar a tareas de mayor valor añadido, sin olvidar la conveniencia de un sistema centralizado a efectos de una adecuada trazabilidad y control.
Luis Del Barrio
Director de Marketing y Relaciones Externas de THE MAIL COMPANY