La revista The Economist realizó una publicación titulada “Hacia una nueva normalidad 2021 – 2030” en la que se planteaban diferentes cuestiones del ámbito social, empresarial y cultural, y en las que se exponían cambios en la sociedad, las relaciones personales y la economía, tras la crisis de la COVID.

En referencia al “mundo de las oficinas”, las respuestas indicaban que la mayoría se iban a transformar mediante un cambio de usos, incluso se hablaba del cierre de algunas o la desaparición de los grandes espacios corporativos que habíamos conocido entre 1980 y 2020. Lo que esta claro es que ya no trabajaremos con los esquemas existentes antes de la pandemia, pero, según avanza el ritmo de vacunación, la catarsis en el mundo de las oficinas no lo será tanto.

La oficina post-pandemia deberá transformarse para que los empleados elijan volver.

Trabajar desde casa tiene muchas ventajas. Ya no hay desplazamientos para ir y volver de la oficina, lo que me permite disfrutar de más tiempo libre. Se puede acompañar a los hijos al médico sin tener que pedir una mañana libre. Se puede comer en casa con el consiguiente ahorro, como también se ahorra en combustible o transporte público, etc. Y si todo es tan “bonito”,... ¿por qué deberían volver los empleados a la oficina?

Ésta es la reflexión que están haciendo la mayor parte de los empleados que teletrabajan (no todos los empleados pueden teletrabajar, lo que abre una nueva brecha en el ámbito laboral más allá de las existentes antes de la pandemia). Han descubierto una nueva forma de trabajar y después de más de un año se han adaptado tan bien a ella que ahora no encuentran motivación para volver a su anterior vida laboral: En la oficina 8 horas al día los 5 días a la semana.

El reto de las empresas será conseguir atraer a los empleados de nuevo a las oficinas, y no va a ser tarea fácil: Las oficinas, tal como las dejamos hace unos meses, fueron diseñadas para una función que ahora ya puede desarrollarse desde otros lugares. Las oficinas deberán transformarse desde un espacio en el que los trabajadores “deben estar” hasta otro en el que “quieran estar”.

Ya se está hablando de los modelos hub-and-spoke porque, de forma similar a un nodo de conexiones aeroportuarias, las nuevas oficinas se convertirán más bien en un centro de reunión, de interacción social y de transmisión de valores corporativos, conectado a una red radial de empleados situados en diversas ubicaciones. Y ya que salgo de mi casa para ir a la oficina, ¿no podría aprovechar para hacer la comprar, ir a la tintorería, darme un masaje o entrenar en el gimnasio? Todas estas cuestiones, exigirán una transformación y un replanteamiento global del espacio corporativo de trabajo.

Y no, no hay un modelo estándar para todas las organizaciones, cada empresa deberá realizar su propio estudio en función de las características de su negocio y del perfil de sus empleados. ¿Cuántos empleados están dispuestos a trabajar aquí? ¿Qué comodidades puedo ofrecerles para que prefieran la oficina corporativa? ¿Qué servicios puedo ofrecerles? ¿Qué tipo de actividad quiero que mis empleados hagan en la oficina? ¿Qué quieren hacer ellos? ¿Debo ampliar las zonas comunes para fomentar los encuentros y el intercambio de ideas? ¿Debo proporcionar un espacio de interacción social? ¿Puedo ofrecerles alguna actividad o “servicio” adicional que les atraiga?

 

Red radial de empleados y flujos de documentación física

El modelo de oficinas corporativas que la empresa decida finalmente implantar deberá ir necesariamente de la mano de la tecnológica que garantice un trabajo sostenible en el tiempo, productivo y eficaz independientemente de la localización física del empleado más allá de las soluciones “temporales” adoptadas por las empresas desde el inicio de la pandemia.

La gestión eficiente de los flujos de documentación física (y también de documentación digital) que continúan llegando a las oficinas continuará siendo critica para el negocio. Esta gestión deberá alinearse con el “plan espacial” de cada uno de los empleados, que pueden tanto teletrabajar al cien por cien como trabajar en las oficinas corporativas diariamente, o solamente hacerlo determinados días.

Así, es necesario que los procesos estén alineados con cada empleado de la organización. A mayor dimensión de una organización, más localizaciones o empleados o diferentes modelos de trabajo implementados, o existe una gestión estructurada con la tecnología como palanca, o la situación puede volverse ingobernable.

Las consecuencias de no entregar la documentación en tiempo y forma, no son menores: pérdida de agilidad en los procesos y en la toma de decisiones, pérdida de productividad o de competitividad y con graves consecuencias si estamos hablando de documentación oficial con plazos.

 

La Cartería Inteligente dual (física y digital), personalizada y multicanal, una solución imprescindible para la nueva oficina corporativa

En The Mail Company ya estamos implantando una solución integral para la gestión eficiente de los flujos de documentación e información de las organizaciones.

Una Cartería Inteligente que armoniza los mundos físico y digital de las organizaciones. Y ¿por qué es importante una solución dual? Adicionalmente a los tradicionales flujos de papel, la mayoría de las organizaciones están recibiendo constantemente información por otros canales y en formatos electrónicos como las Notificaciones Electrónicas Obligatorias de las AA.PP., por lo que la omnicanalidad es imprescindible para poder integrar todos los flujos (físicos y digitales), ordenar todos estos datos y tener un único canal de comunicación.

Nuestra exclusiva plataforma, de desarrollo propio, es la palanca para el desarrollo de modelos de gestión innovadores, alternativa a los más tradicionales basados en mano de obra, maximizando la productividad, minimizando los errores, automatizando los procesos y poniendo a disposición de los usuarios funcionalidades imprescindibles para las “nuevas” organizaciones con oficina flexible, teletrabajo, modelos híbridos, etc.

No volveremos a la normalidad, porque la normalidad era el problema.

 

Luis Del Barrio

Director de Negocio de THE MAIL COMPANY

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