Recentment el Registre d'Economistes Assessors Fiscals (REAF), òrgan especialitzat en assessoria fiscal del Consell General d'Economistes d'Espanya, assenyalava que era necessari habilitar un punt d'accés únic a les Notificacions electròniques obligatòries dels Ens i Administracions Públiques.
Després d'analitzar l'actual conjuntura, els economistes constataven els problemes que s'estan produint, sobretot amb les organitzacions que tenen implantació a diferents comunitats i municipis, i per tant tenen relació amb diferents administracions, el que resulta molt complex si tenim en compte de el que estem parlant: uns 8.000 ajuntaments, 41 diputacions, 17 comunitats autònomes, ministeris i diversos organismes públics com DGT, Agència Tributària, Seguretat Social entre altres, que utilitzen dispars plataformes tecnològiques amb diferents nivells de compliment.
Això provoca gran incertesa i desinformació de les empreses com destacaven en un comunicat en el qual expressaven que l'actual situació provoca "un evident perjudici als administrats també a les administracions, a més d'una innecessària litigiositat", penalitzant a les empreses un bon govern corporatiu , d'un assumpte tan crític, com la comunicació amb l'Administració publica.
És curiós veure com una mesura que estava pensada per transformar digitalment a l'Administració i facilitar la comunicació, està sent contraproduent per a moltes empreses. I ho és fonamentalment per la manca d'un punt d'accés únic en el qual es centralitzin totes les Notificacions Electròniques.
Les lleis 39/2015 i 40/2015 ja son vigents.
Les lleis 39/2015 i 40/2015, en vigor, exigeixen (a empreses i autònoms) mantenir les seves comunicacions amb l'Administració a través de mitjans electrònics, de manera que les notificacions administratives a les empreses deixen de realitzar-se en el seu domicili social per correu certificat, per fer-se a través de les diferents Plataformes Electròniques. Això suposa que hagin d'accedir regularment a aquestes Seus electròniques perquè, transcorreguts 10 dies, es descarregui o no, la mateixa es donarà per notificada.
La notificació es pot fer a través de l'adreça electrònica habilitada única, per compareixença electrònica a la seu de l'Administració o organisme actuant o per ambdós sistemes. A més, si l'interessat ha comunicat una adreça de correu electrònic, l'Administració li enviarà un avís de la notificació per aquest mitjà, sense que la falta de pràctica d'aquest avís impedeixi que la notificació sigui considerada plenament vàlida.
El temps dedicat i els potencials riscos de sancions, es multipliquen.
L'escenari al qual ens enfrontem ara és que, les diferents capes de les administracions públiques, aniran avançant en la seva necessitat de complir la Llei mitjançant la implementació de plataformes i tecnologies diverses i cadascuna d'elles al seu ritme, amb la perspectiva del punt d'accés únic. I si pensava que no hi hauria més complicacions, també continuen arribant a dia d'avui notificacions en paper, de manera que la situació actual és que hi ha dos canals d'entrada de les Notificacions a les empreses: físic i digital.
Com hauria de ser la solució adequada per a les empreses? Un mix de tecnologia i equips especialitzats, amb capacitats per rastrejar de manera sincronitzada el 100% del mapa de les AA.PP. a la recerca de les Notificacions i, d'haver-les, procedir a la seva descàrrega a través dels corresponents certificats digitals de cada organització (degudament emmagatzemats de forma segura en un centralitzador de certificats digitals, que permet administrar i restringir els permisos corresponents).
Més en detall, es tractaria de solucions que integrin els tres principals processos: rastreig, accés i descàrrega de Notificacions; Classificació i distribució interna de les Notificacions electròniques; Presentació d'escrit. I tots aquests processos haurien d'estar monitoritzats i amb plena traçabilitat.
La classificació i la distribució de Notificacions, no és un assumpte menor, ja que cal establir les regles de negoci i polítiques de distribució de cada organització client de forma àgil i precisa atès que un cop descarregades es donen per Notificades i comencen a córrer els terminis.
Respecte a la presentació significar que, si bé actualment cada unitat de negoci sembla ocupar-se de les seves pròpies gestions i tenir-lo controlat, no deixa de ocupar-un temps molt valuós que podran dedicar a tasques de major valor, sense oblidar la conveniència d'un sistema centralitzat a efectes d'una adequada traçabilitat i control.
En definitiva, seria un llàstima que un mesura concreta i potent, al mateix temps que obligatòria, com és l'obligació de les empreses a comunicar-se electrònicament amb l'administració quedés ara diluïda per la pretensió d'alguns ens públics de no cedir davant la creació d'un registre únic. La capacitat tècnica ja existeix falta ara un acord entre AA.PP. per facilitar el dia a dia a les empreses i sobretot administrar de la manera més eficient la gestió de les Notificacions.
Luis del Barrio García
Director de Relacions Externes de The Mail Company