Vodafone Portugal va contractar la solució Mailroom 2.0 de The Mail Company, empresa espanyola especialitzada en consultoria i solucions de transformació digital i logística documental, amb l'objectiu d'aconseguir una eficiència més gran en els processos de gestió de fluxos d'entrada i sortida de documents i comandes. Amb la contractació d'aquesta solució, va adquirir tant els serveis de Mailroom com la plataforma tecnològica GIO a les seves instal·lacions gestionades per PreZero Portugal, administrador de serveis auxiliars de Vodafone.
La implementació d'aquesta solució de Mailroom, realitzada al juliol de 2021, cobria les necessitats d'automatització i digitalització dels serveis i processos de notificació automàtica de Vodafone, aconseguint així una millor organització interna, una millor comunicació amb els usuaris i un augment de la eficiència, a més de reduir l'impacte de l'activitat sobre el medi ambient gràcies a la tecnologia "Paperless".
La solució Mailroom 2.0 de The Mail Company consisteix en un sistema professional per a la recepció, el registre, els avisos d'arribada i la distribució física dels documents/paquets rebuts per l'empresa. Mitjançant un mix de tecnologia, metodologia, model de gestió i recursos humans 100% personalitzable, permet, entre d'altres capacitats, conèixer en temps real les arribades de lliuraments pendents o consultar l'històric d'activitats, així com una traçabilitat integral de tota la documentació/comandes entrants i sortints.
Precisament, l'element clau per a la decisió de Vodafone han estat les funcionalitats de la plataforma tecnològica GIO de The Mail Company que, entre d'altres coses, permet registrar una arribada en menys de 15 segons i enviar automàticament una notificació al destinatari, permetent rondes de distribució i optimitzar els recursos.
Personalització de la plataforma
El procés d'implementació dut a terme per l'equip d'experts de The Mail Company a Portugal, ha implicat tant Vodafone Portugal com PreZero Portugal i s'ha centrat concretament en una fase inicial de consultoria per a l'aixecament dels requisits i objectius del projecte, la formació de l'equip de PreZero Portugal i la personalització de la Plataforma tecnològica GIO, incorporant, a petició del client, un sistema d'automatització del procés de notificació i adaptant el mòdul d'arribades per a la gestió del magatzem intern (registre d'arribada, inventari i entrega material als usuaris).
“El balanç del primer any d'ús de la plataforma tecnològica GIO ha estat molt positiu, des del procés d'implementació i introducció de millores a la plataforma fins als primers resultats operatius, permetent una optimització a l'operació de la nostra sala de correu/magatzem i interacció amb els col·laboradors interns. La digitalització dels registres va permetre augmentar la productivitat, facilitant a més, quan va ser necessari, la consulta i el flux.”
- Esther Domínguez, Eng. responsable d'Infraestructura Instal·lacions SOFT