A curt termini, el principal impacte de la COVID19 en els entorns i espais de treball ha estat el tancament físic de les moltes oficines i el trasllat dels llocs de treball als domicilis dels empleats (quan ha estat possible) gràcies al teletreball .
Durant els últims anys algunes empreses (multinacionals la majoria d'elles) han apostat per les oficines flexibles, ja no només des del punt de vista de la ubicació física de l'empleat dins de les oficines, sinó també donant l'opció de teletreballar de forma periòdica o contínua, una cosa concebuda com una fórmula per a la conciliació familiar (retenció de l'talent), que al seu torn ha estat una oportunitat per optimitzar els costos: menys necessitat de metres quadrats llogats, menys consums i menys necessitat de serveis associats.
Sota el meu punt de vista, aquesta crisi sanitària suposarà un punt d'inflexió en aquest sentit i va a ser l'impuls definitiu per al teletreball, ja que no només ha obligat a enviar a treballar a casa als empleats d'empreses ja preparades, sinó que ha forçat a moltes altres a redoblar esforços per adaptar-se i implantar aquestes mesures en temps rècord, com a única opció per poder seguir amb la seva activitat.
El teletreball i el seu impacte en el Facility Management
Durant aquesta crisi moltes empreses comprovaran i comprendran a fons les grans avantatges del teletreball. Aquesta crisi sanitària (i econòmica després) va enderrocar en poques setmanes moltes muralles construïdes a partir de pors i creences limitants que impedien fer aquest pas. La meva predicció és que una bona part d'elles no faran marxa enrere.
És un canvi de paradigma que mpactarà de manera notable en el Facility Management tal com ho enteníem fins ara. Tanmateix, si tenim en compte que el focus del Facility Management és en realitat sobre les persones, queda clar que la seva tasca continuarà sent necessària; això sí, haurà d'ampliar el seu abast més enllà dels límits físics de l'oficina: cal prestar els serveis allà on els empleats treballin.
La transformació de la logística documental
En aquest nou escenari serà absolutament necessària una nova fórmula per a la gestió dels fluxos de documentació física: ni a nivell de costos ni d'agilitat en la presa de decisions, i per tant d'eficiència, serà viable tenir un sobre amb documentació en l'oficina esperant que el seu destinatari vagi a l'oficina, o enviar-ho al seu domicili, on desenvolupa la seva activitat.
Estem, per tant, a les portes d'una gran transformació de la logística documental de les organitzacions, que només podrà ser digital, alguna cosa pel que The Mail Company ha treballat des de fa alguns anys. No només parlo de la Carteria Digital de la qual ja es beneficien molts dels nostres clients, també d'una Solució Integral com és el HUB de Gestió de Comunicacions Corporatives.
El HUB gestiona i harmonitza tota la informació rebuda o enviada per una organització, independentment de qui sigui l'emissor o el destinatari, del suport en què està continguda (paper o digital) o del canal físic (missatgeria, correu, distribució interna, e- commerce), o digital (notificacions electròniques, comunicacions certificades en línia, etc.).
També disposa d'utilitats col·laboratives de comunicació mitjançant serveis de missatgeria instantània i xats per equips en temps real; emmagatzematge il·limitat en el núvol; videotrucades, screen sharing i broadcast (tant 1 a 1 com en grup).
Luis Del Barrio
Director de Negoci de THE MAIL COMPANY