La tecnologia, la connectivitat i les noves generacions estan transformant els espais de treball: empreses i treballadors estan comprovant ja els seus beneficis. Aquesta Transformació Digital s'està fent sense corbata: cada dia observem com aquest element està desapareixent progressivament dels hàbits de vestimenta i en les empreses tecnològiques és gairebé un sacrilegi lluir aquesta peça.
La desaparició de la corbata pot convertir-se en una fita que trenca amb un tabú establert en la indumentària masculina des de fa molts anys. Però encarar la Transformació Digital a una organització serà necessàriament una mica més complex: Els següents set factors ens permetran comprovar si realment estem avançant en aquest complicat procés de transformació.
1.- Oficina sense paper
A més de millorar l'accessibilitat i la productivitat, l'Oficina sense Paper contempla, a més, un objectiu rellevant: minimitzar o eliminar l'ús de paper, un cop més amb els consegüents beneficis pel medi ambient, considerant que a Espanya s'utilitza cada any, només per a la producció de paper destinat a la impressió de factures, un bosc de la mida de 700 camps de futbol. Beneficis:
- un accés més àgil a la informació -per exemple, a través de solucions com la Carteria Digital de THE MAIL Company-, aspecte fonamental en la presa de decisions de qualsevol organització;
- la disminució de l'espai i per tant de el cost d'arxiu, així com dels seus processos associats (impressions, expedicions, reexpedicions, valises, etc.); i, per descomptat,
- millora en la seguretat de la informació.
Una oficina sense papers amb una solució de Carteria Digital permet:
- processos i serveis més eficaços i eficients,
- disminució de el temps de resposta augmentant la qualitat i rapidesa dels serveis,
- optimització dels recursos i augment de la productivitat,
- disminució d'errors i costos,
- major control i seguretat de la informació i
- accessibilitat sense necessitat d'estar a l'oficina.
Per tant, podem parlar d'una solució alineada amb les noves tendències en entorns i espais de treball.
2.- “Open spaces”: S'han acabat els despatxos.
Les grans organitzacions estan optant per un disseny d'oficines obertes, sense parets ni llocs fixos (oficina flexible), fins i tot eliminant els despatxos dels executius, en la recerca d'unes estructures més col·laboratives i integrades.
La dinàmica d'anar obrint espais és el nou paradigma dels espais de treball més innovadors i transmeten un canvi de cultura en l'organització. El despatx en la seva concepció clàssica ha passat de moda i ara sembla que tots som iguals a l'oficina (encara que realment no és així).
3.- El núvol, una transició gradual.
Cada dia les organitzacions aposten més pel núvol com a suport al "Digital Workplace".
Aquesta aposta pel "Cloud" i el model opex és molt atractiva per a aquelles empreses que busquen reduir costos. A més, les solucions en cloud són més senzilles d'actualitzar, encara que per a determinades empreses i donada la criticitat de les seves dades, el núvol encara no compleix amb els requisits de seguretat necessaris. El model híbrid amb un peu plantat en les seves pròpies instal·lacions i un altre en el núvol podria ser una estratègia inicial.
4.-L'alba tecnològic.
Si bé la mobilitat, el cloud i l'estratègia consumer centric són a curt termini els aspectes més rellevants, a mig i llarg termini ho seran, si no ho són ja, conceptes com Data Mining, Realitat Augmentada, Blockchain, Intel·ligència Artificial, IOT, BOTs, Micro-learning o Workplace Analytics.
Es tracta de tot un seguit de noves tecnologies que determinaran els espais de treball, com tota la resta, abans del que ens esperem. Retinguem el concepte de Workplace Analytics ja com un KPI utilitzat per moltes empreses per veure si els processos de canvi realitzats són o no eficients.
5.- Treball deslocalitzat i flexibilitat horària: sense mobilitat no hi ha "Digital Workplace".
La proliferació de dispositius mòbils i la seva usabilitat en l'àmbit laboral ha accelerat la transformació digital dels espais de treball. Des el palmell d'una mà i amb senzilles aplicacions es pot dirigir una companyia. Els dispositius mòbils suposaran un increment significatiu en la productivitat dels processos de negoci, si bé és molt important el repte de la seguretat d'aquests dispositius, que tracten informació crítica de l'empresa.
6.- Targetes de visita.
Targetes de visita en suport físic en un àmbit professional tan digital ?. La veritat és que no sona molt bé. Avui dia ningú vol carregar amb infinites targetes en la seva cartera (les seves i les dels altres). A més, ... ¿per què ?, si en el nostre terminal mòbil disposem d'un ampli univers d'aplicacions ... A la fi, suposen una pèrdua de temps per al client i el normal és que acabin a la paperera.
Per molt bonica que sigui la nostra targeta, en un món professional molt digital aporten poc valor al nostre treball i suposen un gran impacte mediambiental en una societat cada vegada més conscienciada amb el respecte a l'entorn.
Com a alternatives: Evernote Hello, vCards, CamCard, SnapDat, Bump o QRcards entre d'altres, encara que amb accedir a Linkedin tindrem tota aquesta informació de forma ampliada.
7.-Proveïdors digitals competents.
Sols no podrem. Treballar amb partners de confiança serà fonamental perquè les empreses saltin a espais de treball digitals. Les empreses busquen proveïdors competents que els aportin solucions adaptades en eficiència i cost, no només a les seves necessitats, també a les dels seus clients. Un paradigma d'aquest paper determinant dels proveïdors són les solucions de Carteria Digital (esmentada anteriorment) o GIO-NEOS desenvolupades per THE MAIL COMPANY.
Una paraula clau serà integració, ja que molts processos i aplicacions hauran de integrar-se dins de les eines de client.
Com a resum dels espais de treball digitals, la mobilitat va ser clau en el canvi i en menys de cinc anys les empreses ja utilitzaran les tecnologies més modernes. La participació de partners tecnològics, que entenguin el model de negoci i customitzin les seves solucions a les necessitats del client, i del client del seu client; serà crítica perquè la transició a un model de "workplace digital" sigui un èxit.
Luis Del Barrio
Director de Marketing i Relacions Externes de THE MAIL COMPANY