Tot un veritable repte organitzatiu per a les empreses...
Està la seva empresa preparada per acomplir la Llei?
Permeti'm que li faci unes preguntes:
- Sap quantes notificacions electròniques obligatòries està rebent la seva empresa?
- Sap qui són els responsables d'aquesta activitat?
- Sap qui disposa a la seva organització dels certificats digitals necessaris per a la seva descàrrega?
- Sap les conseqüències que pot derivar un ús indegut d'aquests certificats o les conseqüències de no atendre una Notificació en termini?
Ho hauria de saber, almenys per a evitar importants sancions econòmiques i administratives i per descomptat perquè la seva empresa, estigui al dia davant totes les Notificacions que els organismes públics li enviïn.
Però primer fem una mica d'història. En vigor des de 2016, les Lleis 39/2015 i 40/2015, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques, obliguen a totes les empreses i autònoms a relacionar-se amb l'Administració a través de mitjans electrònics. Si en això hi afegim que, des del 2 d'octubre del passat any, la Llei 39/2015 és de total aplicació (ja no hi ha volta enrere), ens trobem davant un veritable repte organitzatiu que afecta de forma transversal a totes les àrees de les empreses: legal, operatiu, financer, recursos humans, etc.
Tot un univers d’organismes i plataformes.
Si tenim en compte del què estem parlant: 8.000 ajuntaments, 41 diputacions, 17 comunitats autònomes, ministeris i diversos organismes públics — DGT, Agència Tributària, Seguretat Social, Ajuntaments, etc. — que utilitzen diverses plataformes tecnològiques amb diferents nivells de compliment, el temps dedicat i els potencials riscos de sancions, es multipliquen.
L'escenari que afrontem ara és que les diferents capes de les AAPP aniran avançant en la seva necessitat de complir la Llei mitjançant la implementació de plataformes i tecnologies diverses i cadascuna d'elles al seu ritme, amb la perspectiva del punt d'accés únic. Si a més a més pensava que no hi hauria més complicacions... també continuen arribant avui dia notificacions en paper, per la qual cosa la situació actual és que existeixen dos canals d'entrada de les Notificacions en les empreses: físic i digital.
Què ha de tenir la Solució adequada de la seva empresa?
Un mix de tecnologia i equips especialitzats, amb capacitats per a rastrejar de manera sincronitzada el 100% del mapa de les AAPP a la recerca de les Notificacions i en cas de que hi siguin que procedeixi a la seva descàrrega a través dels corresponents certificats digitals de cada organització (degudament emmagatzemats de forma segura en un concentrador de certificats que permet administrar i restringir els permisos corresponents).
Més en detall, es tractaria de solucions que integrin els tres principals processos:
- Rastreig, accés i descàrrega de Notificacions
- Classificació i distribució interna de les Notificacions electròniques
- Presentació d'escrits
I tots aquests processos haurien d'estar monitoritzats i amb plena traçabilitat.
La classificació i la distribució de Notificacions no és un assumpte fútil, ja que cal establir les regles de negoci i polítiques de distribució de cada organització client d’una manera àgil i precisa atès que una vegada descarregades es donen per Notificades i comencen a córrer els terminis.
Respecte a la presentació també cal dir que, si bé actualment cada unitat de negoci sembla ocupar-se de les seves pròpies gestions i tenir-ho controlat, no deixa de fer-los servir un temps molt valuós que de ben segur podran dedicar a tasques de més valor afegit, sense oblidar la conveniència d'un sistema centralitzat a l'efecte d'una adequada traçabilitat i control.
Luis Del Barrio
Director de Marketing i Relacions Externes de THE MAIL COMPANY