La revista The Economist va fer una publicació titulada “Cap a una nova normalitat 2021 – 2030” on es plantejaven diferents qüestions de l'àmbit social, empresarial i cultural, i on s'exposaven canvis a la societat, les relacions personals i l'economia, després de la crisi de la COVID.
Pel que fa al “món de les oficines”, les respostes indicaven que la majoria es transformarien mitjançant un canvi d'usos, fins i tot es parlava del tancament d'algunes o la desaparició dels grans espais corporatius que havíem conegut entre 1980 i 2020. El que és clar és que ja no treballarem amb els esquemes existents abans de la pandèmia, però, segons avança el ritme de vacunació, la catarsi al món de les oficines no ho serà tant.
L'oficina postpandèmia s'haurà de transformar perquè els empleats elegeixin tornar-hi.
Treballar des de casa té molts avantatges. Ja no hi ha desplaçaments per anar i tornar de l'oficina, cosa que em permet gaudir de més temps lliure. Es pot acompanyar els fills al metge sense haver de demanar un matí lliure. Es pot menjar a casa amb el consegüent estalvi, com també s'estalvia en combustible o transport públic, etc. I si tot és tan bonic,... per què haurien de tornar els empleats a l'oficina?
Aquesta és la reflexió que estan fent la major part dels empleats que teletreballen (no tots els empleats poden teletreballar, cosa que obre una nova bretxa en l'àmbit laboral més enllà de les existents abans de la pandèmia). Han descobert una nova manera de treballar i després de més d'un any s'hi han adaptat tan bé que ara no troben motivació per tornar a la vida laboral anterior: A l'oficina 8 hores al dia els 5 dies a la setmana.
El repte de les empreses serà aconseguir atreure els empleats de nou a les oficines, i no serà una tasca fàcil: les oficines, tal com les vam deixar fa uns mesos, van ser dissenyades per a una funció que ara ja es pot desenvolupar des d'altres llocs. Les oficines hauran de transformar-se des d'un espai on els treballadors “han d'estar” fins a un altre en què “volen estar”.
Ja s'està parlant dels models hub-and-spoke perquè, de manera similar a un node de connexions aeroportuàries, les noves oficines esdevindran més aviat un centre de reunió, d'interacció social i de transmissió de valors corporatius, connectat a una xarxa radial d'empleats situats a diverses ubicacions. I ja que surto de casa meva per anar a l'oficina, no podria aprofitar per fer la comprar, anar a la tintoreria, fer-me un massatge o entrenar al gimnàs? Totes aquestes qüestions exigiran una transformació i un replantejament global de l'espai corporatiu de treball.
I no, no hi ha un model estàndard per a totes les organitzacions, cada empresa haurà de fer el seu propi estudi en funció de les característiques del negoci i del perfil dels empleats. Quants empleats estan disposats a treballar aquí? Quines comoditats els puc oferir perquè prefereixin l'oficina corporativa? Quins serveis els puc oferir? Quina activitat vull que els meus empleats facin a l'oficina? Què volen fer ells? He d'ampliar les zones comunes per fomentar les trobades i intercanviar idees? He de proporcionar un espai d'interacció social? Els puc oferir alguna activitat o “servei” addicional que els atregui?
Xarxa radial de treballadors i fluxos de documentació física
El model d'oficines corporatives que finalment l'empresa decideixi implantar haurà d'anar necessàriament de la mà de la tecnològica que garanteixi un treball sostenible en el temps, productiu i eficaç independentment de la localització física de l'empleat més enllà de les solucions “temporals” adoptades per les empreses des de l'inici de la pandèmia.
La gestió eficient dels fluxos de documentació física (i també de documentació digital) que continuen arribant a les oficines continuarà sent critica pel negoci. Aquesta gestió s'haurà d'alinear amb el “pla espacial” de cadascun dels empleats, que poden tant teletreballar al cent per cent com treballar a les oficines corporatives diàriament, o només fer-ho determinats dies.
Així, cal que els processos estiguin alineats amb cada empleat de l'organització. A més dimensió d'una organització, més localitzacions o empleats o diferents models de treball implementats, o hi ha una gestió estructurada amb la tecnologia com a palanca, o la situació es pot tornar ingovernable.
Les conseqüències de no lliurar la documentació en temps i forma no són menors: pèrdua d'agilitat en els processos i en la presa de decisions, pèrdua de productivitat o de competitivitat i amb greus conseqüències si estem parlant de documentació oficial amb terminis.
La Carteria Intel·ligent dual (física i digital), personalitzada i multicanal, una solució imprescindible per a la nova oficina corporativa
A The Mail Company ja estem implantant una solució integral per a la gestió eficient dels fluxos de documentació i informació de les organitzacions.
Una Carteria Intel·ligent que harmonitza els mons físic i digital de les organitzacions. I perquè és important una solució dual? Addicionalment als tradicionals fluxos de paper, la majoria de les organitzacions estan rebent constantment informació per altres canals i en formats electrònics com les Notificacions Electròniques Obligatòries de les AA.PP., per la qual cosa l'omnicanalitat és imprescindible per poder integrar tots els fluxos ( físics i digitals), ordenar totes aquestes dades i tenir un únic canal de comunicació.
La nostra exclusiva plataforma, de desenvolupament propi, és la palanca pel desenvolupament de models de gestió innovadors, alternativa als més tradicionals basats en mà d'obra, maximitzant la productivitat, minimitzant els errors, automatitzant els processos i posant a disposició dels usuaris funcionalitats imprescindibles per a les “noves” organitzacions amb oficina flexible, teletreball, models híbrids, etc.
No tornarem a la normalitat perquè la normalitat era el problema.
Luis Del Barrio
Director de Negoci de THE MAIL COMPANY